Velden zijn niet correct ingevuld

De boekhoudplicht voor bestuurders

Elke onderneming gaat verplichtingen aan. Er wordt ingekocht, er wordt verkocht, er moet huisvesting zijn, personeel, enzovoort. Al die rechtshandelingen en transacties worden verwerkt in de administratie. Veel ondernemers hebben weinig op met de boekhouding. Ze richten zich liever op hun business. Administratie is saai en voor de boekhouder, wordt vaak gedacht.

Toch is de administratie ook juridisch van groot belang. Uit de administratie blijken immers de rechten en plichten van de onderneming. Hoeveel bezittingen zijn er, hoeveel schulden? Komt er genoeg geld binnen om de rekeningen te betalen? Wordt er winst of verlies gemaakt? En als er winst gemaakt wordt, lossen we dan schulden af of kan er dividend uitgekeerd worden?

Een goede boekhouding is van levensbelang

In onze praktijk als advocaat en curator krijgen we vaak met de administratie te maken. In de wet staat namelijk dat het bestuur van een rechtspersoon (directeur van een BV) verplicht is tot het voeren van een administratie. Wat is dat dan? Volgens de Hoge Raad, onze hoogste rechter, is daar in elk geval sprake van wanneer in een oogopslag duidelijk is wat de rechten en plichten van een onderneming zijn.

Over dat criterium is al veel geprocedeerd; het grijze gebied is groot. De eisen worden ook zwaarder. Bijvoorbeeld omdat in dit digitale tijdperk een ‘real time’ administratie goed mogelijk is. Het banksaldo is op ieder gewenst moment van de dag te zien, en ook facturen worden digitaal verstuurd en direct in de boekhouding verwerkt. De boekhoudplicht is dus een belangrijke plicht en de administratie moet goed worden gevoerd. 

Bewaarplicht en publicatieplicht

De administratie moet bewaard worden. In de wet staat een verplichting voor een ondernemer om de boekhouding tenminste zeven jaar te bewaren. Die plicht bestaat om meerdere redenen. 

Allereerst om de Belastingdienst de mogelijkheid te geven om onderzoek te doen naar het recente verleden. Maar ook zodat een curator in geval van faillissement kan onderzoeken wat de oorzaken van het faillissement zijn geweest.

Daarnaast bestaat er voor jaarrekening-plichtige bedrijven (BV’s en NV’s) de plicht om jaarlijks de vastgestelde jaarrekening te publiceren in het Handelsregister. Dat moet binnen een bepaalde periode. Voor een onderneming waarin alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, is die termijn uiterlijk 8 november van het boekjaar volgend op het boekjaar dat gepubliceerd moet worden. Zijn er aandeelhouders die niet bestuurder zijn, dan is de uiterste termijn 31 december.

Wat gebeurt er als de boekhouding niet deugt?

Als er aan de administratieplicht, bewaarplicht en/of de publicatieplicht niet voldaan wordt, heeft dat negatieve gevolgen voor de bestuurder / de directie. De bestuurder kan dan aansprakelijk zijn tegenover de vennootschap of, in geval van faillissement, de faillissementsboedel. Met name in geval van faillissement kan dat grote gevolgen hebben; als de boekhouding niet in orde is of ‘weg’ is, is de bestuurder in principe aansprakelijk voor alle schulden in het faillissement.

Ook de Belastingdienst kan zelfstandig bestuurders aansprakelijk stellen. Bovendien is het niet voldoen aan de publicatieplicht en het niet tevoorschijn kunnen brengen van de administratie een strafrechtelijk (economisch) delict.

Wat kun je als ondernemer doen?

Het simpele antwoord is: hou je aan de wet. Maar we zeiden net al: het grijze gebied is groot. Wanneer de onderneming in zwaar weer zit, is het goed om als bestuurder ook eens af te vragen welk risico je zelf in privé loopt.

Een gesprek met een van onze specialisten op het gebied van bestuurdersaansprakelijkheid kan heel verhelderend werken. Wij kunnen aan de hand van onze checklist bestuurdersaansprakelijkheid een inschatting van jouw juridische positie en risico’s maken. Zodat je kunt bijsturen, en schade voor jezelf kunt beperken.

Actio Advocaten helpt je graag bij vraagstukken op het gebied van ondernemingsrecht. Neem contact op met onze vestiging in Assen of Hoogeveen.

Contactformulier



Naar blogverzicht