Werkgever aansprakelijk voor illegale software van werknemer

Meermaals is een werkgever door de rechter op de vingers getikt voor het gebruik van illegale software binnen zijn bedrijf. Uiteraard is een ondernemer die zelf illegale software gebruikt, niet goed bezig. Hij riskeert een boete en is aansprakelijk tegenover de fabrikant van de software. Maar er zijn door rechters ook verschillende vonnissen gewezen waarin een ondernemer aansprakelijk werd geacht voor gebruik van illegale software die een werknemer op de zakelijke laptop had gezet.

Het kan ook voorkomen dat er illegale software wordt gebruikt op de eigen privé laptop van de werknemer. De rechtbank Overijssel achtte de werkgever ook in dit geval aansprakelijk. Werkgever moest de licentiekosten van ruim 24.000 euro betalen. Een flinke kluif. Hoe zit dat?

Wat was er aan de hand?

Het bedrijf maakte gebruik van specifieke software van Siemens. Die werd sinds 2009 niet meer onderhouden. De werknemer had in 2012 zelf op een eigen laptop een illegale versie van dit programma gedownload, en vervolgens gebruikt bij het werk, binnen werktijden. Door een meldingssysteem in de software kon Siemens dit gebruik aantonen. De rechter vond dat de werkgever aansprakelijk was, omdat er voldoende verband bestond tussen de werkzaamheden en het gebruik van de illegale software. Dat de werkgever helemaal niets wist van de illegale download en dat de werkgever in de arbeidsvoorwaarden dergelijk gebruik had verboden, maakte volgens de rechter geen verschil. De ondernemer moest tóch betalen.

Waarom is dit voor jou van belang?

In veel functies maken werknemers gebruik van zakelijke laptops, tablets en smartphones. En bij thuiswerken gebruiken veel werknemers eigen apparatuur. Als een werknemer daarop illegale software heeft staan die gebruikt wordt voor het werk, loopt je als werkgever dus aanzienlijke risico’s. Denk niet dat het bij jou niet gebeurt; veel mensen gebruiken bijvoorbeeld een illegale versie van MS Office.

Wat kun je tegen illegale software doen?

Allereerst doe je er goed aan een protocol op te stellen voor gebruik van software, internet en social media binnen het bedrijf. Daarin maak je afspraken met de werknemer en verbied je het gebruik van illegale software, óók op privé computers. 

Ten tweede moeten die afspraken worden gecontroleerd. Jaarlijks, bij het functioneringsgesprek, kan dit bijvoorbeeld een onderwerp zijn. Uiteindelijk gaat het om een bewustwordingsproces en voorkomt je dat je geconfronteerd wordt met aansprakelijkheden en boetes.

Wilt je meer weten? Neem dan contact op met één van onze advocaten gespecialiseerd in arbeidsrecht.