Vijf vragen over het gebruik van algemene voorwaarden

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden worden ook wel 'de kleine lettertjes' genoemd. Zij regelen veel standaard bedingen in een overeenkomst tussen partijen. Dat betekent niet dat de voorwaarden onbelangrijk zijn; veel belangrijke zaken worden namelijk geregeld door die voorwaarden. Denk aan betalingsvoorwaarden of op welke manier u aansprakelijk gesteld kunt worden wanneer de overeenkomst niet zo wordt uitgevoerd als partijen hebben voorzien.

Veel wettelijke bepalingen zijn namelijk van regelend recht, dat betekent dat partijen ervan kunnen afwijken. In algemene voorwaarden kunt u dus steeds in uw voordeel van de wet afwijken! Hanteert u geen algemene voorwaarden, dan gelden de wettelijke bepalingen.

Algemene voorwaarden mogen dan klein zijn geschreven, de werking en functie zijn groot.

Hoe gebruik ik algemene voorwaarden?

Regel is dat u de algemene voorwaarden ter hand stelt. Dat betekent dat u de voorwaarden vóór of bij het aangaan van de overeenkomst moet overhandigen.

Als u werkt met offertes, kunt u de voorwaarden het best op de achterkant laten drukken of apart meesturen. Bij andere schriftelijke overeenkomsten doet u er goed aan de voorwaarden aan de overeenkomst vast te hechten. Sluit u enkel mondelinge (telefonische) overeenkomsten, stuur dan een schriftelijke opdrachtbevestiging, voorzien van de voorwaarden. Tenslotte kunt u bij bestellingen via internet de website zodanig inrichten dat het bestelproces enkel doorgang kan vinden wanneer u de algemene voorwaarden (elektronisch) ter hand heeft gesteld, bijvoorbeeld door het aanvinken van een keuzevakje 'ik heb kennisgenomen van de algemene voorwaarden'.

Ik verwijs op mijn offertes/opdrachtbevestiging naar de algemene voorwaarden. Is dat voldoende?

Nee. De enkele verwijzing ('Op al onze leveringen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing') is niet voldoende. De voorwaarden moeten bij het aangaan van de overeenkomst worden overhandigd.

Dit gaat in de praktijk het vaakst fout.

Ondernemers denken dat ze voldoen aan de vereisten door onderaan het briefpapier dergelijke clausules te zetten. Dit is echter niet voldoende. De voorwaarden moeten ter hand worden gesteld. In de praktijk wordt dat vaak opgelost door de voorwaarden op de achterzijde van de offerte te printen. Dan wordt wel voldaan aan de terhandstellingseis, mits er op de voorzijde van de offerte naar wordt verwezen.

Ik verwijs op mijn factuur naar de algemene voorwaarden. Is dat voldoende?

Nee. Algemene voorwaarden moeten worden overhandigd vóór of bij het aangaan van de overeenkomst. Het zijn voorwaarden waaronder een overeenkomst wordt aangegaan en als deze uw klant pas bekend worden als de prestatie of de dienst al geleverd is, heeft hij geen mogelijkheid meer om erover te onderhandelen of aan te geven dat hij niet daaraan gebonden wil zijn.

De factuur wordt vrijwel altijd toegezonden als de overeenkomst al is gesloten. Dat is dus na het aangaan van de overeenkomst. Vandaar dat u het doorgaans niet redt, wanneer u pas op de factuur naar de voorwaarden verwijst of de voorwaarden achterop de factuur heeft gedrukt.

Er is één ontsnapping: en wel als u met de wederpartij vaker zaken heeft gedaan in het verleden en er altijd voorwaarden ter hand zijn gesteld bij de facturen. Daarvan heeft de rechter bepaald dat in dat geval de voorwaarden wel van toepassing zijn.

Hoe kan ik nu het beste omgaan met algemene voorwaarden?

1. Zorg voor goede voorwaarden
Bij Actio bent u voor een scherpe prijs verzekerd van goede voorwaarden.

2. Ter hand stellen bij een offerte
Wanneer u gebruik maakt van offertes, voeg de voorwaarden dan bij de offerte. Neem in de offerte de volgende zin op: 'Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, welke voorwaarden als bijlage bij deze overeenkomst zijn gevoegd' (of: wanneer ze op de achterzijde van het briefpapier zijn gevoegd: '... welke voorwaarden op de achterzijde van deze offerte staan.') Als uw klant de offerte voor akkoord moet tekenen, neem dan ook de volgende zin op: 'Door ondertekening van deze offerte verklaart u tevens de algemene voorwaarden te hebben ontvangen.'

3. Ter hand stellen bij een mondelinge of telefonische overeenkomst
Maak gebruik van een schriftelijke opdrachtbevestiging. Bevestig de overeenkomst dus op papier, en overhandig bij die opdrachtbevestiging de algemene voorwaarden. Neem daar een vergelijkbare zin in op als die hiervoor over de offerte werd genoemd.

4. Ter hand stellen bij een elektronische overeenkomst
Zorg ervoor dat de voorwaarden beschikbaar zijn op de website en door de klant geaccepteerd worden voordat het bestelproces is afgerond. Richt dit proces ook zodanig in dat geen bestelling kan worden gedaan wanneer de voorwaarden niet zijn geaccepteerd. Zorg er daarbij ook voor dat de klant de voorwaarden kan opslaan.

5. Bedenk: er is nooit 100% zekerheid
Een beroep op algemene voorwaarden valt nooit voor honderd procent te garanderen. Er zijn altijd uitzonderingen op de regel. Zo gelden er andere regels voor consumenttransacties dan voor business to business. Ook zijn er altijd situaties waarin het bewijs van overhandiging van de voorwaarden toch niet geleverd kan worden. Met de bovenstaande tips zit u echter in vrijwel de meeste gevallen veilig. Handel daar dus consequent naar.